مسیری که متعاملان بازار مسکن برای نقل و انتقال مالکیت واحدهای مسکونی تا زمان اخذ سند محضری باید بپیمایند دست‌کم شامل سه گردنه (مشکلات و نارسایی‌ها) است که فرآیند رسمیت بخشیدن به معاملات را به پروسه‌ای پر پیچ و خم تبدیل کرده است. برررسی‌های «دنیای اقتصاد» درخصوص مشکلات و نارسایی‌هایی که در این مسیر وجود دارد با استناد به گزارش‌های مردمی و تحقیقات میدانی انجام شده از پروسه ثبت محضری نقل وانتقالات ملکی نشان می‌دهد هم‌اکنون چهار طیف فعال بازار مسکنشامل سازنده‌ها، متقاضیان فروش واحدهای مسکونی(غیرسازنده‌ها)، خریداران واحدهای مسکونی نوساز فاقد سند و خریداران واحدهای مسکونی برخوردار از سند رسمی، برای دسترسی به سند و انجام فرآیند انتقال مالکیت از فروشنده به خریدار با مسیری پرپیچ و خم مواجهند؛ این مسیر قدیمی اکنون با توجه به قصد قوه قضائیه در دوره جدید برای تحول آفرینی، نیازمند نوسازی است تا فرآیند معاملات رسمی تا مقصد (دریافت سند)، کوتاه، ساده و در عین حال شفاف شود.
در شرایط فعلی و در حالی که تیم مدیریتی جدید قوه قضائیه و سازمان ثبت اسناد و املاک کشور خواستار مشارکت مردم و کارشناسان برای ارائه گزارش مشکلات و نارسایی‌ها به منظور برطرف کردن آنها شده‌اند، «دنیای اقتصاد» با شناسایی دست‌کم سه گروه اصلی از نارسایی‌ها و همچنین چهار نقص عمده در مسیر نقل و انتقالات ملکی به‌عنوان زیرمجموعه مشکلات اصلی، اقدام به آسیب‌شناسی مسیری کرده است که همه متعاملان بازار مسکن اعم از خریدار و فروشنده باید برای دسترسی به سند رسمی و ثبت قانونی و محضری مالکیت ملکی آن را طی کنند.
این آسیب‌شناسی در شرایطی انجام شده است که رئیس قوه قضائیه، چند روز پیش با حضور در یک برنامه تلویزیونی به مناسبت آغاز هفته قوه‌قضائیه برای حل مشکلات از مردم مشارکت خواست. آیت‌الله سید ابراهیم رئیسی، رئیس قوه قضائیه در این برنامه تلویزیونی اعلام کرد: مردم چشم‌های بینای ما در جامعه هستند؛ امروز به رغم همه تلاش‌های صورت گرفته در دوره‌های قبلی با نقطه مطلوب فاصله داریم بنابراین لازم است تلاش‌های خود را به منظور حل مشکلات موجود، مضاعف کنیم. بر این اساس لازم است تحولی در دستگاه قضایی صورت گیرد که اولین گام در مسیر ایجاد این تحول، شناسایی وضعیت و مشکلات موجود است.
رئیس جدید سازمان ثبت اسناد و املاک کشور نیز، یکشنبه گذشته در نشست خبری خود با خبرنگاران بر ضرورت همکاری مردم به منظور ارائه گزارش مشکلات و نارسایی‌های موجود در مسیر انجام امور حقوقی و قضایی تاکید کرد. ذبیح‌الله خداییان، رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در این نشست با تاکید بر آنکه نظارت مردمی بر انجام امور ثبتی و حقوقی یکی از موثرترین روش‌های نظارت است از مردم خواست گزارش نارسایی‌ها و تخلفات احتمالی در حوزه‌های گوناگون حقوقی و قضایی از جمله حوزه ثبت اسناد و املاک را به این سازمان ارائه دهند تا در اسرع وقت به آنها رسیدگی شود. وی همچنین در این نشست وپس از آن، دوشنبه شب، با حضور در برنامه ویژه خبری شبکه دو صدا و سیما ضمن اعلام این نکته که وجود نارسایی در هر حوزه‌ای از جمله حوزه ثبت اسناد و املاک غیرقابل انکار است از تشدید نظارت‌ها بر فرآیندهای ثبتی و محضری به منظور به حداقل رساندن و برطرف کردن مشکلات خبر داد.
وی همچنین با بیان اینکه در دوره مدیریتی جدید سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به دو روش عمده سعی در ارتقای سلامتاداری حوزه ثبت اسناد و املاک کشور خواهد شد یکی از این روش‌ها را پیشگیری از وقوع جرائم و روش دیگر را برخورد قاطع با متخلفان به واسطه تشدید نظارت‌ها اعلام کرد. «دنیای اقتصاد» در پاسخ به اعلام صریح رئیس قوه قضائیه و رئیس جدید سازمان ثبت اسناد و املاک کشور درخصوص ارائه گزارش‌های مردمی درباره نارسایی‌ها و مشکلات موجود در حوزه‌های زیرمجموعه، به بررسی برخی از این مشکلات و نارسایی‌ها پرداخته است. بخشی از گردنه‌های موجود در مسیر دسترسی به سند ملک، نارسایی‌هایی کهنه در حوزه نقل و انتقالات ملکی محسوب می‌شوند؛ این نارسایی‌ها در سه گروه اصلی و چهار زیرمجموعه قابل طبقه‌بندی است.
هم‌اکنون معاملات ملکی و فرآیند انتقال مالکیت از خریدار به فروشنده دارای دو مرحله است که یک مرحله آن مربوط به تنظیم «سند عادی» یا همان «مبایعه‌نامه» بین خریدار و فروشنده ومرحله دوم آن شامل انتقال رسمی مالکیت واحد مسکونی خریداری شده به خریدار یا ثبت رسمی معامله از طریق صدور و ثبت «سند محضری» است. عمدتا متعاملین در مرحله دوم که شامل ثبت سند رسمی و مالکیت محضری است با سه دسته مشکل مواجهند که اولین نوع این مشکلات به «زمانبر بودن» و پیچیده بودن «فرآیند اخذ استعلامات و مفاصا حساب از مراجع ذی‌ربط» مربوط می‌شود؛ هم‌اکنون فروشندگان واحدهای مسکونی معمولا باید از دو نهاد شامل شهرداری‌ها و ادارات مالیاتی اقدام به اخذ استعلاماتی بابت پایان کار، مفاصا حساب نوسازی و همچنین مفاصا حساب مالیات نقل وانتقال کنند؛ این در حالی است که امکان انجام عمده این فرآیندها به‌صورت الکترونیکی و از داخل خود دفاتر اسناد رسمی در زمان انتقال رسمی مالکیت وجود ندارد. به این ترتیب یک بخش از نسخه تحول ثبت معاملات رسمی می‌تواند «ایجاد امکان استعلام و انجام کلیه مراحل مرتبط با شهرداری و مالیات در داخل دفترخانه‌ها» باشد.
چالش دوم که بی ارتباط به چالش اول نیست «وابستگی مسیر دسترسی به سند رسمی به مراجعات مکرر فیزیکی متعاملان» است؛ متعاملان به خصوص فروشنده‌های واحدهای مسکونی در مسیر انتقال مالکیت رسمی به خریدار، نیازمند مراجعات مکرر به سازمان‌های مربوطه برای اخذ استعلاماتی هستند که دفاتر اسناد رسمی برای ثبت سند به آنها نیاز دارند و همین موضوع، فرآیند انتقال سند را به پروسه‌ای زمانبر، پیچیده و نیازمند رفت و آمد مکرر تبدیل می‌کند. برای رفع این گردنه از مسیر لازم است نگاه سنتی به «فیزیک معاملات» که همان«کاغذهای انبوه شکل دهنده پرونده»است تغییر کند و«بایگانی الکترونیکی» جایگزین شود. «مبهم بودن فرآیند طی مسیر دسترسی به سند رسمی برای خریدار و فروشنده» در برخی موارد ناشی از «شفاف نبودن» مراحلی که لازم است خریدار وفروشنده گام به گام برای انتقال محضری مالکیت املاک طی کنند، سومین نارسایی در این زمینه است. به عبارت دیگر، خریداران وفروشندگان واحدهای مسکونی در بدو ورود به دفاتر برای انتقال مالکیت ملکی، اطلاع دقیقی از جزئیات و نوع مدارکی که برای صدور یا انتقال سند رسمی مورد نیاز است ندارند و همین موضوع منجر به طولانی وپیچیده شدن فرآیند ثبت رسمی در برخی موارد و تحدید حقوق یکی از طرفین می‌شود.
برآیند این موضوع آن است که در برخی موارد مشاهده می‌شود به رغم طی برخی از مراحل مورد نیاز برای صدور یا انتقال سند رسمی، متعاملان به دلیل نقص مدارک بار دیگر ناچار به مراجعات مکرر به مراجع و دستگاه‌هایی می‌شوند که نیاز است برخی از استعلامات از آنها دریافت شود. در واقع در برخی دفاتر چارت یا راهنمای مکتوب برای مراجعان درخصوص مدارک مورد نیاز به منظور انتقال سند رسمی و مراحلی که لازم است برای این منظور طی کنند وجود ندارد و در موارد بسیاری مشاهده می‌شود که به دلیل نقص مدرک فرآیند انتقال سند طولانی، زمانبر و برای متعاملان به موضوعی پردردسر تبدیل می‌شود. نظام فعلی صدور اسناد رسمی مالکیت واحدهای مسکونی در مسیر رسمیت دادن به نقل و انتقالات ملکی، هنوز عمدتا به شکل سنتی انجام می‌شود و اگرچه بخشی از استعلامات ملکی به‌صورت الکترونیکی امکان‌پذیر شده است اما فرآیند مدرن‌سازی به‌طور کامل اتفاق نیفتاده است؛ مدرن‌سازی مسیر ثبت رسمی اسناد ملکی هم‌اکنون در مراحل اولیه قرار دارد که لازم است با توجه به اهمیت این موضوع، به نحو جدی‌تری دنبال شود.
از دیگر چالش‌ها ونارسایی‌هایی که در برخی موارد در مسیر ثبت رسمی اسناد مالکیت واحدهای مسکونی مشاهده می‌شود ارجاع برخی ماموریت‌های قابل انجام در دفاتر به ادارات ثبت است؛ در حالی که دفاتر به‌عنوان جانشین ادارات ثبت و واسطه حقوقی بین مردم وادارات ثبت ایجاد شده‌اند، در برخی موارد مشاهده می‌شود برخی از ماموریت‌هایی که باید برای تسریع در امور متعاملین ملکی در این دفاتر انجام شود به ادارات ثبت ارجاع می‌شود. کم کاری در برخی موارد شامل ارجاع بعضی از ماموریت‌ها وفعالیت‌هایی که امکان انجام آنها در همان دفاتر وجود دارد به ادارات ثبت، نارسایی دیگری است که برخی متعاملان ملکی در مسیر ثبت سند رسمی با آن مواجه می‌شوند. دفاتر اسناد رسمی می‌توانند در زمان انتقال مالکیت رسمی وصدور سند محضری همه مدارک مکمل سند ملک خریداری شده شامل پایان کار، صورت مجلس تفکیکی، پروانه ساختمانی و فیش تسویه حساب عوارضشهرداری را به مالک جدید ارائه دهند تا وی در زمان فروش واحد خریداری شده برای تهیه این مدارک با مشکل مواجه نشود.
بنابراین در زمانی که مالک قصد فروش واحد مورد نظر در آینده را داشته باشد به خصوص در مواردی که وی بعد از چندین سال برای فروش واحد مسکونی خود اقدام کرده باشد برای دسترسی به مدارک مکمل با مشکلاتی مواجه خواهد شد. در برخی از موارد مشاهده شده است که به دلیل طولانی بودن فاصله زمانی بین دو معامله، عملا مدارک مکمل در دفترخانه صادر‌کننده سند، موجود نیست که در این صورت مالکان ناچار به مراجعه به ادارات ثبت از بابت تهیه مدارک مکمل برای ایجاد امکان فروش و انتقال رسمی مالکیت به فرد خریدار می‌شوند. از سوی دیگر بوروکراسی در انجام برخی امور ثبتی که بعضا می‌تواند احتمال گم شدن پرونده‌ها را افزایش دهد از دیگر مشکلات مشاهده‌شده در این مسیر است. این در حالی است که الکترونیکی شدن همه فرآیندهای ثبتی شامل استعلامات شهرداری و مالیاتی که امکان استعلام آنلاین، فوری، بدون نیاز به مراجعه متقاضیان به نهادهای مختلف(شهرداری، ادارات مالیاتی و…) را در دفاتر اسناد رسمی به‌عنوان واسطه حقوقی رسمی بین سازمان ثبت اسناد و مردم ایجاد کند، متعاملین را در پروسه ثبت محضری اسناد ملکی از پیچ و خم‌های عبور نجات می‌دهد.
از دیگر مسائلی که در این ارتباط می‌توان به آن اشاره کرد، طولانی شدن زمان صدور سند مالکیت برای افراد در عمده موارد است. بنا بر اعلام رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، زمان انتقال مالکیت واحدهای مسکونی از سند تک‌برگ به سند تک‌برگ و صدور سند جدید، پروسه‌ای یک تا نهایت دو هفته‌ای است. این در حالی است که در عمده موارد این زمان انتظار به بیش از یک ماه نیز می‌رسد؛ رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در این باره نیز اعلام کرد که شهروندان می‌توانند نارسایی‌هایی از این دست را به سازمان اطلاع دهند تا در اسرع وقت به آن رسیدگی شود و مشکلات موجود در این باره برطرف شود. وی همچنین بر ساده‌سازی مسیرهای ثبتی و افزایش نظارت بر فعالیت زیرمجموعه‌های سازمان ثبت اسناد اعم از ادارات ثبت و دفاتر اسناد رسمی تاکید کرد. اعمال نظارت نامحسوس و حذف متخلفان از سیستم ثبت اسناد در صورت اثبات تخلف از دیگر برنامه‌هایی است که به گفته وی در دوره جدید مدیریتی قوه قضائیه وسازمان ثبت اسناد مورد تمرکز قرار خواهد گرفت.
بررسی‌ها نشان می‌دهد تداوم این نارسایی‌ها و عدم چاره‌اندیشی برای برطرف کردن آنها در مقطع زمانی فعلی که مقطع حساسی به لحاظ اقتصادی محسوب می‌شود، می‌تواند اقتصاد مسکن را به میزان قابل توجهی تحت تاثیر قرار دهد. دشواری‌های مسیر ثبت رسمی مالکیت واحدهای مسکونی برای سازنده‌ها می‌تواند جریان سرمایه‌گذاری‌های ملکی را کُند کند و به سازندگان آسیب برساند؛ با این حال، در صورت ایجاد امکان دسترسی سازنده‌ها به سند رسمی تفکیک شده برای هر واحد مسکونی در کوتاه‌ترین زمان ممکن و با کمترین میزان نیاز به رفت وآمد به مراجع و دستگاه‌های مربوطه، یک مانع عمده در مسیر سرمایه‌گذاری‌های ساختمانی و ایجاد انگیزه برای رونق ساخت مسکن از میان برداشته می‌شود؛ ضمن آنکه با ایجاد چنین امکانی، به دلیل تسهیل در نقل وانتقالات ملکی تعاملات ملکی میان فروشنده‌های مسکن و خریداران مصرفی ملک نیز افزایش می‌یابد و این موضوع در رونق بازار معاملات مسکن اثرگذار خواهد بود. شکل سنتی انتقال مالکیت، یک خطر احتمالی برای خریداران مصرفی بازار مسکن به خصوص خانه‌اولی‌ها و افراد بی‌تجربه در نقل و انتقالات ملکی می‌تواند به دنبال داشته باشد؛ در مواردی که مدارک مکمل سند برای نقل و انتقالات رسمی همچون پایان کار و مفاصا حساب شهرداری مربوط به عوارض نوسازی در دسترس نیست حتی در صورت انتقال سند، تمام بدهی‌های احتمالی مالک اولیه به شهرداری، به خریدار منتقل می‌شود و از این بابت لازم است حتما در زمان انتقال سند دست‌کم برخی مدارک مکمل شامل مفاصا حساب شهرداری از بابت تسویه عوارض نوسازی و پایان کار ساختمان به همراه گواهی عدم خلاف، در اختیار مالک باشد و به رویت خریدار برسد. همچنین در زمان ثبت سند رسمی، این مدارک به‌عنوان اسناد مکمل سند رسمی در اختیار مالک جدید قرار داده شودو الگوریتم صدور سند به همراه مدارک موردنیاز در یک لیست نوشته شده و در دفاتر اسناد رسمی در معرض دید عموم قرار بگیرد؛ این شفاف‌سازی ریسک تخلف برای هرکدام از طرفین معامله را افزایش می‌دهد.
